1. 有关档案业务操作的要求

   （一）档案的分类

   学院按照《高等学校档案实体分类法》的要求，按照“年度--机构（问题）”进行分类。

   学院档案类目设置：14个类目。

   即（党群、行政、教学、学生、科研、财会、资产（仪器设备、招投标）、基建、出版、声像、名人、人事、外事工作、班级档案。

   （二）全宗号要求

（全宗号是档案馆给立档单位编制的代号，用4位数、字母加数字的结合标识。）

目前学院的全宗号，为“齐工01”代号：(QGO1)。

各部门全宗号项暂空。部门档案移交到档案室要标注（QG01）

（三）编制档号要求

归档文件应以分类方案和排列顺序编写档号，档号应遵循唯一性、合理性、稳定性等编制。

学院档号编制：全宗号-年度-分类号+保管期限-件号

各部门档号编制： 年度-分类号+保管期限-件号

例：学院档号QG01-2020-DQ30年-1部门档号2020-DQ30年-1（数字不用4位，也不用补零，就从1、2开始） 举例(以前是2020-ZX11-Y-0001现在2020-XZ永久-1）

（四）归档章要求

归档章使用“红色”印油，归档章里面内容填写使用红色书写材料进行书写。

在归档文件首页上端，居中位置，盖归档章。

统计报表等横式文件，在文件右侧居中位置盖归档章。（不是在横式文件上方盖归档章）

（五）编写页码的要求

文件应以“件”为单位，一份文件为一件，编一次页码，文件中有图文的页，要逐页编制，分别标注在文件右下角或背面左下角的位置。用黑色铅笔标注。

（六）装订档案材料的要求

保存永久、定期30年的用不锈钢书钉、浆糊、线装订；

保存定期10年用不锈钢书钉、浆糊、线装订、不锈钢夹装订。

（七）盒号的要求

在档案盒盒脊或底边进行标注，每年形成的永久、30年、10年 档案，（按类别，每一类编一个流水号）,从“1”到最后，用红色印油卡在盒脊的最下方。

二、部门归档工作应注意的事项

（一）归档整理前准备：

确定哪些文件材料应该归档，各部门参考学院2016年3月，档案室编制的《档案管理规章制度与业务指导汇编》。

需要归档的材料，以本单位（部门）为主。

1、上级（国家、省、市、学院）制发，需要贯彻执行的文件，一般都是针对本院及部门，需要本院及部门自身执行的。

2、本院及部门制发的所有文件。

3、同级的，需要本院及部门执行的文件材料

4、下级报送的文件材料。

如:学院教学类需归档的材料

1．上级有关本科、专科教学、实验室工作文件；

2．学院及部门教学工作规章制度；

3．学院及部门教学规划、实施计划、调研报告、人才培养方案、计划及总结；

4．学院及部门教学工作会议记录；

5．学院及部门教学检查、教学评估材料；

6．在教学工作中荣获各级教学表彰和优秀教学质量评奖材料；

7．产学合作协议书；学生实习、实训协议书；

8．教学工作、实验室工作的统计报表；

9．学院及部门主办和承办的教学工作重大活动材料；

10．学院及部门召开的教学工作重要会议材料；

11．学院及各部门形成的教学特色及教学改革等相关材料；

12．学院开展第三、第四学期及实践教学材料。

执行单位：各系、教学管理部门。

其它类需归档的材料大家请看学院《档案管理规章制度与业务指导汇编》。

不需归档的材料

1、上级单位的文件材料中，普发性不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

2、本部门文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、校对稿等；

3、同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的文件材料；

4、下级单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映等文件材料。

不归档文件的处置办法：

首先，对这部分文件进行鉴定和登记；

第一，留出备查时间，一般存三到五年；

（学院各部门保存的未归档的资料性文件材料，保存五年后处置。如：学生没获奖的论文、学生实习报告、学生考试卷等）

第二，按照严格程序进行销毁（登记造册，监督销毁）；

第三，保存销毁清册；

（二）档案归档流程

1、组件

一般以每份文件为一件，发文包含：发文稿纸、正本、底稿；收文包含：收文处理单、正本等。实体装订在一起的，编制一个件号。编制目录时一件体现为一条条目。

2、修整(整理)

（1）对破损文件进行修裱；禁止对没有破损的文件进行美观为目的的修裱，尽量保持图文原貌

（2）字迹模糊或易退变的文件进行复制；纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油、铅笔等易退变材料。易退变的文件复制后才能归档。

（3）去除文件上不合格装订用品；订书钉、曲别针、大头针；塑料装订夹等装订用品。

（4）超大纸张要进行折叠：应在不影响日后使用效果的前提下折叠，文件页数较多时，要单张折叠，以方便归档后的查阅利用。

3、装订

归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整。

装订--图 2个

装订材料的要求：

对保存永久、30年的归档文件，采用不锈钢订书钉，浆糊装订；较厚文件采用三孔一线方法；在左侧中部装订。

对保存10年的归档文件，采用不锈钢书钉、不锈钢夹；较厚文件采用三孔一线方法在左侧中部装订 。

4、分类

按年度-机构（问题）分类法分类

5、排列

归档文件的排列 （要根据归档类别排列）

学院及各部门是“集中归档”可先排发文，再排收文，最后按照时间顺序排非正式文件。

6、编号

档号编制的五个原则：

唯一性原则：一个档号指向一个件；

合理性原则：与整理分类体系相适应；

稳定性原则：一经确定，不随意改变；

扩充性原则：留有适当空间，以便扩充；

简单性原则：编号项目应精简，以节省存贮空间，提高存贮效率。

档号的结构

全宗号－年度—机构（问题）保管期限－件号。

用“—”连接。例子：QG01－2020－DQ永久－1（件号不用4位数字,直接用1来标识。）

档号按照以下要求编制(全宗号 年度 保管期限 机构（问题）起止件号盒号）

（1）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T 13-1994编制。(QG01)

（2）年度；本年度的代号

（3）机构（问题）代码：（类别代码），采用汉语拼音大写第一个字母标识，（DQ、XZ、JX、CK、JJ）等。

（4）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年。

（5）件号：件号是单件归档文件（如永久）一级类目排列顺序号，直接用阿拉伯数字（如1、2、3）标识，不用空位零来代替。

盖归档章格式示范：例如

归档章每行高8mm；每列宽15mm；用红色印油。

归档章每个项目所处位置不得打乱，以适应标准化的需要，便于档案的管理和利用。各单位不得自行更改归档章的格式和内容。

归档章式样及示例

单位：mm比例：1∶1

注：标有“*”号的为选择项，下同。

图A1归档章式样

图A2归档章示例一

图A3归档章示例二

归档章填写

• 归档章中的数字均使用阿拉伯数字

• 类别项按照分类大纲填写

• 保管期限填写永久、30年、10年

• 件号、页数不需要补零

• 填写档号时应使用符合档案保护要求的字迹材料，如：“红色”印油等。

  归档章盖章

• 归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置，如批示或收文等占用上述位置，可盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。

• 首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。

• 光荣册、塑料皮笔记本等可在第二页盖归档章。

  归档章盖章的位置： （图--2个）

  归档章盖在收文处理单上端。

  横式文件可竖向加盖在文件右侧空白位置。

  7、编页

  归档文件应以件为单位编制页码，页码应连续编制，不能出现漏号、重号。

  归档文件有图文的页面均应编制页码，正反面都有图文的，应一页编一个页码。没有内容的空白页面不编页码。

  文件材料已印制成册并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

• 页码应编在文件右下角或背面左下角的空白位置进行编制

• 页码采用阿拉伯数字，从“1”开始编制

• 页码使用黑色铅笔标注，字迹工整、清晰

• 计算页数时以文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图画等）的页面为一页，空白页不计。

  不建议使用号码机编页码

  归档文件目录格式

  （1）序号：填写归档文件顺序号。

  （2）档号：全宗号—年度+保管期限—件号

  （3）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。

  （4）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

  （5）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。

  （6）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如20170101。

  （7）密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。

  （8）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

  （9）备注：注释文件需说明的情况。

归档文件目录式样

归档文件目录

序号	档号	文号	责任者	题 名	日期	密级	页数	备注
1	QD01-2017-DQ永久-1	齐工程院发〔2017〕 1号	齐工程学院		20170101		6
2	QD01-2017- DQ30年-2

图：归档文件目录封面式样

9、装盒

装盒包括将归档文件按顺序装入档案盒、填写备考表，编制档案盒封面及盒脊项目等工作。

装盒要求

• 不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒

• 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒

• 不同类别的归档文件不应放在同一档案盒

  文件装盒厚度选择，应尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，不太满也不太浅。（件号小的放上面）

  档案盒封面

  档案盒的封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称。

  全宗名称应以印章形式盖在档案盒封面相应位置上，要求用红色印油。

  档案盒脊要求

• 档案盒脊均用阿拉伯数字填写

• 机构（问题）类别按照实体分类填写（如党群、行政类等）

• 保管期限填写永久、30年、10年，横向填写

• 起止件号项目不需要补零（1-10）

• 一个类别实体分类用阿拉伯数字标注（红色印油卡在盒底的下方）如：1、2、3等

  备考表

• 填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等

• 整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明

• 目录备注项中无法填写，可以在备注项中加“*”号标示，并在备考表中予以详细说明。

图：备考表式样